Muy básicamente, lo primero que se percibe en cualquier proceso de digitalización es el uso de ordenadores u otros dispositivos y la eliminación del papel.
La eliminación del papel tiene, en términos generales, una serie de beneficios que van desde el ahorro de costes que genera, hasta la mejora en el tratamiento de la información.
En breve, este proceso ofrece una serie de ventajas como, por ejemplo:
1. Ahorro de costes en gestión y almacenamiento
2. Reduce la carga administrativa que tienen que soportar las empresas por el uso de documentación en papel
3. Facilidad en el tratamiento de los datos
4. Mejora las relaciones con los clientes y les ofrece servicios de valor añadido
5. Más fiabilidad en los registros
6. Evita que se pierda o traspapele la información
7. Ofrece más posibilidades de integración con sistemas de facturación
8. Es capaz de ofrecer máxima garantía jurídica y legal a través de la firma electrónica
En suma, la digitalización permite que la información que antes estaba en documentos físicos ahora sea más manejable a través de ficheros informáticos que, además, pueden ser compartidos con facilidad.
Esta última característica es un elemento de importancia crucial para la logística y el transporte, por ser una actividad que implica un movimiento rápido y constante de mercancías muy diversas.
Además, en estas actividades se mueve una gran cantidad de información que pasa de unos eslabones de la cadena a otros y que viaja de unas instalaciones a diversos vehículos, y viceversa.
Hasta fechas recientes, toda la documentación debía viajar en papel en las cabinas de los camiones, con el consiguiente riesgo de pérdida o intercambio accidental con otros documentos en las expediciones.
Más garantías
Primero el uso de PDAs y ahora la generalización de los teléfonos inteligentes y tabletas, así como la mejora de la conectividad, facilitan la incorporación de formatos digitales de la documentación y su trazabilidad.
Sin embargo, la digitalización de estos documentos solo es un primer paso hacia un transporte sin papel, en el que la información se transmita de forma segura, con todas las garantías de privacidad y exclusividad, así como con todos los requisitos legales.
Precisamente la legalidad de la documentación electrónica es uno de los elementos que más interés puede despertar entre las empresas de transporte, ya que gracias a esta funcionalidad pueden recogerse datos de múltiples fuentes que permiten un control más exhaustivo de vehículos y personal, por un lado, y del cumplimiento de las obligaciones contractuales, por otro.
La documentación en papel siempre puede perderse o traspapelarse, mientras que con su tratamiento informatizado se consigue un control más efectivo, sin tener que recurrir a un almacén físico.
De igual modo, la digitalización también ofrece la posibilidad de agrupar datos, así como cruzarlos con diversos programas para extraer y completar información.
Si en el primer ámbito, cada vez es más importante asegurar que los vehículos están rodando la mayor parte del tiempo con el máximo volumen de carga posible, la tecnología es capaz de alertar cuando esto no se produce, abriendo de este modo una ventana para tomar medidas correctoras.
Por lo que respecta al segundo terreno, los registros electrónicos son un medio fiable para documentar operaciones de carga y descarga, así como tiempos de paralización que luego pueden aportarse a los clientes para ajustar la facturación de los servicios debidos.
Por otra parte, la digitalización también puede aportar una prueba fehaciente de la entrega de la carga que se transmite inmediatamente a todos los actores de la cadena.
Con más detalle, soluciones como FIELDEAS Track&Trace se han centrado en ofrecer soluciones avanzadas de albaranes electrónicos, especialmente útiles para la gestión fiable de las entregas, así como en el uso de firmas digitales avanzadas, un elemento crucial para garantizar una plena seguridad jurídica en el intercambio de información a lo largo de la cadena de suministro.
Además, en situaciones como la actual, en la que imperan medidas de distanciamiento social, se imponen las entregas ‘cero contacto’. En este terreno, la tecnología aporta soluciones para documentar a distancia la entrega.
El cliente en el centro
De igual manera, aportar información valiosa a los clientes sobre el movimiento de la mercancía puede ser un elemento diferenciador a la hora de presentar ofertas en tenders, especialmente en aquellos clientes de mayor tamaño con fuertes exigencias tecnológicas para sus proveedores de servicios logísticos y de transporte.
Esto es así hasta el punto de que, en algunos contratos con grandes clientes, la digitalización es un elemento imprescindible sin el que no puede accederse a grandes contratos.
En este mismo sentido, cada vez más cargadores incluyen en sus contratos cláusulas de responsabilidad social con las que pretenden reducir el impacto medioambiental de sus actividades logísticas y de transporte.
Esta línea de trabajo implica, entre otros aspectos, el uso de vehículos con menos emisiones contaminantes y reducciones en el uso del papel, dado su impacto medioambiental.
Nuevamente, la documentación electrónica viene a aportar soluciones para las empresas de transporte.
Sin embargo, no todas las soluciones ofrecen un grado de digitalización satisfactorio y adaptado a las necesidades de cada compañía.
Más allá del e-CMR
Desde 2011 se puede utilizar la carta de porte digital o e-CMR en las operaciones de transporte internacional.
La incorporación del e-CMR ha supuesto un primer paso fundamental para la digitalización en el transporte que obliga a seguir avanzando por una senda que ofrece grandes ventajas.